Zgłoszenie wewnętrzne to przekazanie informacji o naruszeniu prawa do odpowiednich osób lub jednostek wewnątrz organizacji, z której pochodzi sygnalista. Może to być dział HR, dział compliance, specjalny oficer do spraw zgłoszeń (Compliance Officer) lub inna wyznaczona osoba czy jednostka organizacyjna odpowiedzialna za przyjmowanie i przetwarzanie takich zgłoszeń.

Procedura zgłoszeniowa

Organizacja, która zatrudnia więcej niż 50 pracowników, jest zobowiązana do ustanowienia formalnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, która powinna być jasno skomunikowana wszystkim pracownikom. Procedura ta powinna określać:

• Kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń,
• Jakie kanały zgłoszeniowe są dostępne (np. elektroniczne formularze, dedykowane linie telefoniczne),
• Jakie kroki należy podjąć, aby zgłosić naruszenie,
• Jakie środki ochrony są zapewnione sygnaliście.

Poufność

Organizacja musi zapewnić, że dane osobowe sygnalisty i wszelkie informacje związane ze zgłoszeniem są chronione i dostępne tylko dla osób bezpośrednio zaangażowanych w rozpatrywanie sprawy.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista, który składa zgłoszenie wewnętrzne, jest chroniony przez ustawę przed wszelkimi formami odwetu, w tym dyskryminacją, zwolnieniem z pracy, degradacją, czy innymi negatywnymi konsekwencjami zawodowymi wynikającymi ze złożenia zgłoszenia.

Obowiązek reakcji organizacji

Organizacja ma obowiązek nie tylko przyjąć zgłoszenie, ale także odpowiednio je zbadać i podjąć stosowne działania. Sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni oraz informację zwrotną o wyniku dochodzenia i podjętych działaniach w ustalonym terminie, który nie powinien przekraczać 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

Działania następcze

W odpowiedzi na zgłoszenie, organizacja może podjąć różne działania, od wewnętrznego dochodzenia po skorygowanie naruszeń prawa, wdrożenie nowych procedur, czy nawet zawiadomienie odpowiednich organów zewnętrznych, jeśli naruszenie ma charakter kryminalny lub wymaga interwencji zewnętrznej.

Czy mogę zgłosić naruszenie anonimowo?

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, firmy mogą przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo. Użycie słowa „mogą” sugeruje, że jest to opcja, a nie obowiązek. To oznacza, że firmy i inne instytucje mają możliwość, ale nie są zobowiązane prawnie do przyjmowania zgłoszeń anonimowych.

Każda organizacja może samodzielnie zdecydować, czy w jej procedurze zgłoszeń wewnętrznych będzie przewidziana możliwość składania anonimowych zgłoszeń. Jest to kwestia polityki wewnętrznej danej firmy czy instytucji. Dlatego jeśli chcesz zgłosić naruszenie anonimowo, musisz sprawdzić w procedurze wewnętrznej firmy, czy Twoja organizacja przewiduje przyjmowanie takich zgłoszeń.

Zgłoszenie wewnętrzne jest kluczowym narzędziem umożliwiającym organizacjom rozwiązywanie problemów prawnych w sposób kontrolowany i chroniący interesy zarówno sygnalistów, jak i samej organizacji. Ważne jest, abyś czuł się bezpiecznie i był świadomy swoich praw oraz procedur, które mają Cię chronić i wspierać w procesie zgłaszania.

Jako sygnalista, nie jesteś ograniczony tylko do składania zgłoszeń wewnętrznych w ramach organizacji, w której dostrzegasz naruszenia. Ustawa o ochronie sygnalistów zapewnia kilka opcji, umożliwiających różne ścieżki działania, które możesz wybrać w zależności od sytuacji, rodzaju naruszenia oraz osobistych preferencji co do sposobu postępowania.

Jeśli uważasz, że zgłoszenie wewnętrzne nie jest odpowiednie (na przykład z powodu obaw o odwet lub brak zaufania do procedur wewnętrznych) lub jeśli próbowałeś już zgłosić problem wewnętrznie bez skutku, możesz skorzystać ze zgłoszenia zewnętrznego.

Dowiedz się więcej na temat zgłoszeń zewnętrznych: https://pomocdlasygnalisty.pl/kanal-zewnetrzny-do-zglaszania-nieprawidlowosci/

W przypadkach, gdy inne metody zawiodły lub gdy sprawa jest niezwykle pilna lub ma znaczące implikacje dla interesu publicznego, możesz rozważyć także ujawnienie publiczne.

Dowiedz się więcej na temat ujawnienia publicznego: https://pomocdlasygnalisty.pl/ujawnienia-publiczne/

Pamiętaj, że wybór ścieżki zależy od twojej oceny sytuacji i osobistych okoliczności. Ustawa zapewnia ochronę w każdym z tych przypadków, pod warunkiem że działasz w dobrej wierze, mając uzasadnione przesłanki do przypuszczenia, że zgłaszane przez Ciebie informacje są prawdziwe.