Zgłoszenie zewnętrzne to procedura umożliwiająca przekazanie informacji o naruszeniach prawa do instytucji zewnętrznych, które nie są częścią struktury organizacyjnej firmy, w której pracuje sygnalista. Jest to ważna opcja, gdy zgłoszenie wewnętrzne nie jest możliwe lub skuteczne, lub gdy istnieje ryzyko odwetu lub innych negatywnych konsekwencji.

Kiedy możesz dokonać zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego w kilku różnych okolicznościach. Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje, że zgłoszenie zewnętrzne jest szczególnie odpowiednie w następujących sytuacjach:

• Gdy nie istnieje odpowiedni kanał wewnętrzny: jeśli organizacja, w której pracuje sygnalista, nie posiada ustanowionych procedur zgłoszeń wewnętrznych lub jeśli te procedury nie są odpowiednie do rodzaju zgłaszanych naruszeń.
• Gdy zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosło rezultatu: jeśli sygnalista już podjął kroki, aby zgłosić naruszenie wewnętrznie, ale jego zgłoszenie nie zostało odpowiednio rozpatrzone, lub jeśli odpowiedź organizacji była niewystarczająca lub nieadekwatna do zgłaszanego problemu.
• Gdy istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego: w sytuacjach, gdy naruszenie prawa wiąże się z poważnym ryzykiem dla zdrowia, bezpieczeństwa lub środowiska, sygnalista może uznać za konieczne niezwłoczne zgłoszenie sprawy do odpowiednich organów zewnętrznych bez próby rozwiązania sprawy wewnątrz organizacji.
• Gdy istnieje ryzyko odwetu: jeśli sygnalista obawia się odwetu, takiego jak dyskryminacja, mobbing, zwolnienie z pracy, czy inne negatywne konsekwencje wynikające z dokonania zgłoszenia wewnętrznego, może bezpośrednio zgłosić naruszenie do odpowiedniego organu zewnętrznego.
• Na własne żądanie sygnalisty: sygnalista ma prawo zdecydować, że zgłosi naruszenie bezpośrednio do organu zewnętrznego, nawet jeśli istnieje możliwość zgłoszenia wewnętrznego, jeżeli uważa, że jest to bardziej odpowiednie ze względu na charakter naruszenia lub inne okoliczności.

Podmioty przyjmujące zgłoszenia

Zgłoszenia zewnętrzne można kierować do odpowiednich organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich, inspekcje pracy, urzędy regulacyjne specjalistyczne dla danej branży (np. finansowej, zdrowotnej), a także inne instytucje państwowe odpowiedzialne za nadzór i egzekwowanie przestrzegania prawa.

Proces zgłaszania

Zgłoszenie powinno zawierać dokładne i możliwie szczegółowe informacje o zaobserwowanym naruszeniu prawa. Sygnalista powinien dostarczyć wszystkie dostępne dowody lub dokumentację, które mogą wspomóc proces weryfikacji zgłoszenia przez organ zewnętrzny.

Sygnalista może również zdecydować się na anonimowe zgłoszenie, jeśli instytucja przyjmująca zgłoszenia oferuje taką możliwość.

Odpowiedź organu przyjmującego zgłoszenie

Organ zewnętrzny jest zobowiązany do rozpatrzenia zgłoszenia i, w miarę możliwości, do podjęcia odpowiednich działań. Może to obejmować przeprowadzenie dochodzenia, wszczęcie postępowania administracyjnego czy nawet skierowanie sprawy do prokuratury w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa.

Informacja zwrotna dla sygnalisty

Zgodnie z ustawą, sygnalista powinien zostać poinformowany o wynikach wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz o planowanych lub podjętych działaniach. Jest to ważne dla transparentności procesu i zapewnienia sygnaliście, że jego zgłoszenie zostało poważnie potraktowane.

Ochrona sygnalisty

Ustawa zapewnia ochronę sygnalisty przed odwetem ze strony pracodawcy czy innych osób. Obejmuje to ochronę przed zwolnieniem, dyskryminacją, obniżeniem stanowiska, mobbingiem oraz innymi negatywnymi działaniami wynikającymi ze statusu sygnalisty.

Sygnalista korzystający ze zgłoszenia zewnętrznego również korzysta z ochrony prawnej, pod warunkiem że działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje są prawdziwe.

Zgłoszenie zewnętrzne jest kluczowym narzędziem umożliwiającym sygnalistom przeciwdziałanie naruszeniom prawa i promowanie odpowiedzialności, zwłaszcza gdy inne metody wewnętrzne nie są skuteczne lub gdy istnieje ryzyko odwetu. Jest to również sposób na zaangażowanie odpowiednich organów w rozwiązanie problemów, które mogą wykraczać poza możliwości pojedynczej organizacji.